Fotos von Mitarbeitenden am Event

Der Ablauf ist in vielen Unternehmen derselbe. Das Sommerfest läuft gut, jemand macht schöne Bilder, ein Teil davon wandert ins Intranet, ein besonders gelungenes auf die Karriereseite. Ein Jahr später meldet sich die Person darauf und möchte das Bild dort nicht mehr sehen. Diese Situation ist der eigentliche Grund, warum sich HR und Eventteam vorher abstimmen sollten – nicht ein abstraktes Risiko, sondern eine sehr konkrete Mail, die dann zwischen zwei Abteilungen hin und her geht.

Warum Mitarbeitende ein Sonderfall sind

Eine Einwilligung ist nur dann eine Einwilligung, wenn sie freiwillig erfolgt und die Person vorher angemessen informiert wurde. Genau an der Freiwilligkeit hakt es im Arbeitsverhältnis: Zwischen Unternehmen und Belegschaft besteht ein Abhängigkeitsverhältnis, und wer die Zustimmung mit einer Liste einsammelt, in die alle hineinsehen können, bekommt Unterschriften, aber keine echte Wahl. Deshalb gilt der einfache Test: Kann jemand ohne Erklärung und ohne Nachteil Nein sagen? Wenn nicht, trägt die Einwilligung nicht.

Dazu kommt das Arbeitsvertragsrecht. Es erlaubt dem Unternehmen die Bearbeitung von Daten der Mitarbeitenden, soweit diese deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind. Ein Bild vom Grillfest auf einem Stelleninserat erfüllt weder das eine noch das andere. Für den Anlass selbst ist das unproblematisch, für den Einsatz nach aussen braucht es eine tragfähige Grundlage – und das ist in aller Regel die Einwilligung.

Vier Stufen mit vier Anforderungen

1. Anzeige während des Anlasses auf den Screens im Saal: Ein klarer Hinweis vorab und ein Team, das mitschaut, genügen normalerweise. Der Kreis der Betrachtenden ist derselbe wie der Kreis der Abgebildeten.
2. Interner Rückblick im Intranet oder in der Mitarbeiterzeitung: Hinweis plus ein einfacher Widerspruchsweg. Der Empfängerkreis ist geschlossen, aber grösser und dauerhafter als der Saal.
3. Externe Kommunikation auf Website, Karriereseite, Newsletter oder den Kanälen des Unternehmens: Hier gehört eine ausdrückliche Einwilligung dazu, pro Person und pro Bild oder zumindest pro klar beschriebener Bildserie.
4. Bezahlte Werbung, Printkampagne, Messematerial über mehrere Jahre: Zusätzlich zur Einwilligung braucht es eine schriftliche Freigabe mit Umfang, Dauer und Kanälen. Solche Motive entstehen besser in einem geplanten Shooting als aus Eventbildern.

Was in einer brauchbaren Einwilligung steht

• Wer die Bilder bearbeitet: Firmenname und die Stelle, die entscheidet
• Welche Bilder gemeint sind: Anlass, Datum, Art der Aufnahmen
• Wofür: jeder Kanal einzeln benannt, nicht pauschal «für Marketingzwecke»
• Wie lange: ein Enddatum oder ein klar bestimmtes Ereignis
• Wohin: Speicherort und ob jemand ausserhalb des Unternehmens beteiligt ist
• Wie widerrufen wird: Adresse, Bearbeitungsfrist und Folgen für bereits gedrucktes Material
• Dass ein Nein keine Nachteile hat – dieser Satz ist der Kern der Freiwilligkeit

Muster-Hinweis für die Einladung

Dieser Text ist ein Ausgangspunkt und kein geprüftes Rechtsdokument. Er funktioniert, wenn drei Dinge stimmen: Er liegt vor dem Anlass vor und nicht erst an der Tür, er nennt eine erreichbare Stelle statt einer Sammeladresse, und das genannte Löschdatum wird auch eingehalten. Der letzte Punkt entscheidet darüber, ob der Hinweis beim nächsten Mal noch geglaubt wird.

So läuft das Einsammeln im Alltag

1. Hinweis in die Einladung, in die Anmeldebestätigung und auf ein Schild am Eingang – gleicher Wortlaut an allen drei Orten.
2. Wer nicht auf Bildern erscheinen möchte, erhält ein sichtbares Zeichen: ein farbiger Punkt auf dem Badge oder ein anderes Bändeli. Fototeam und Moderation kennen das Zeichen vorher.
3. Während des Anlasses prüft das Team die Beiträge vor der Anzeige, statt hinterher zu korrigieren. Das entlastet auch die Diskussion am Tag danach.
4. Nach dem Anlass wird eine kleine Auswahl getroffen. Nur für diese Auswahl wird überhaupt eine Einwilligung eingeholt – nicht für mehrere tausend Beiträge.
5. Die Anfrage geht einzeln an die abgebildeten Personen, mit dem Bild im Anhang, dem geplanten Kanal und einer Frist. Keine Antwort bedeutet Nein.
6. Zustimmungen und Absagen werden an einem Ort festgehalten, zusammen mit Datum, Kanal und Geltungsdauer. Eine Tabelle reicht, solange sie gepflegt wird.
7. Beim Austritt einer Person wird diese Liste durchgegangen und aktives Material bereinigt.

Widerruf, Austritt und die vergessene Kopie

Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, ohne Begründung. Für bereits gedruckte Broschüren lässt sich das nicht rückgängig machen, für alles Digitale schon – und genau dort wird der Widerruf gemessen. Rechnet deshalb ein, dass Bilder selten nur an einem Ort liegen: Sie stecken in Präsentationen, in Newsletter-Archiven und in den Downloads einzelner Teammitglieder. Wer den Umlauf klein hält, hält auch den Aufwand beim Widerruf klein.

Beim Austritt gilt dasselbe Prinzip. Eine Einwilligung endet nicht automatisch mit dem Arbeitsverhältnis, aber ehemalige Mitarbeitende auf einer Karriereseite sind ein Signal, das niemand beabsichtigt hat. Sinnvoll ist eine feste Regel: Bilder werden mit dem Austritt aus dem aktiven Auftritt genommen, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart ist. Diese Regel gehört in den Offboarding-Ablauf, nicht in den guten Willen einzelner Personen.

Lernende, Externe und Gäste

Bei Lernenden kommt es auf die Urteilsfähigkeit an, nicht auf ein festes Alter. Bei jüngeren Personen werden die Eltern einbezogen, im Zweifel immer. Personal von Dienstleistern und temporär Beschäftigte geben ihre Einwilligung selbst; deren Arbeitgeber kann sie nicht stellvertretend erteilen. Bei Referentinnen, Künstlern und Agenturen regelt der Vertrag, was mit Bildern geschehen darf – das lohnt sich vor der Buchung zu klären und nicht danach. Und wo eine Personalkommission besteht, ist ein kurzer Austausch vor dem ersten Anlass günstiger als eine Diskussion nach dem dritten.

Technisch hilft an grossen Anlässen vor allem eines: die Freigabe vor der Anzeige. Bei der Live-Fotowand von social-wall.ch geben ab Premium mehrere Moderatoren parallel frei, sodass nur passende Beiträge auf den Screens landen. Alle freigegebenen Beiträge ladet ihr danach als ZIP herunter – das ist der Moment, in dem die Auswahl für den Rückblick entsteht. Die Daten liegen dabei auf unserer eigenen Infrastruktur in der Schweiz, ohne Drittanbieter.

Wenn Fotos die falsche Idee sind

• Anlässe im Umfeld von Restrukturierung, Standortentscheid oder Lohnrunde: Bilder wirken dort schnell wie eine Inszenierung, unabhängig von der rechtlichen Beurteilung.
• Teams mit Schutzbedarf, etwa im Sicherheitsdienst oder in der Sozialberatung: Hier ist Zurückhaltung nicht Vorsicht, sondern Teil des Auftrags.
• Sehr kleine Teams: Wenn jede Person auf jedem Bild identifizierbar ist, ersetzt ein kurzes Gespräch den Aushang – und liefert die ehrlichere Antwort.
• Wenn nur ein einziges Motiv fürs Marketing gebraucht wird: Ein bezahltes Shooting mit sauberer Freigabe ist schneller erledigt als zweihundert Einzelanfragen.