Eventfotos und das Schweizer DSG

Die Frage taucht in fast jedem Eventprojekt im selben Moment auf: Das Konzept steht, die Screens sind bestellt, und dann will jemand aus der Rechtsabteilung wissen, ob Teilnehmende überhaupt fotografiert werden dürfen. Seit dem 1. September 2023 gilt das revidierte Datenschutzgesetz, und mit ihm ein paar Pflichten, die sich in der Planung leicht erledigen lassen – am Eventtag dagegen kaum noch. Dieser Text ordnet ein, worauf es bei Fotos an Firmenanlässen ankommt. Er beschreibt die Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung; er soll das Gespräch mit der eigenen Rechtsabteilung vorbereiten, nicht ersetzen.

Wann ein Foto ein Personendatum ist

Das DSG schützt Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Ein Bild, auf dem jemand erkennbar ist, fällt darunter – auch ohne Namen darunter. Und Erkennbarkeit entsteht nicht nur über das Gesicht: Ein Badge, eine Startnummer, eine auffällige Jacke oder schlicht die Kombination aus Ort, Zeit und überschaubarem Teilnehmerkreis genügt oft.

Eine verbreitete Sorge lässt sich dagegen entkräften. Ein gewöhnliches Eventfoto wird nicht schon deshalb zum biometrischen Datum, weil ein Gesicht darauf zu sehen ist. In die Kategorie der besonders schützenswerten Daten rutscht es erst, wenn es gezielt zur eindeutigen Identifikation ausgewertet wird. Wer Bilder sammelt, zeigt und archiviert, bleibt in der normalen Kategorie. Heikler wird es, wenn ein Bild ungewollt etwas über Gesundheit, Religion oder politische Haltung preisgibt – etwa am Gesundheitstag oder bei einem Anlass mit Konfliktthema.

Einwilligung ist nicht der Normalfall

Wer Vorlagen aus dem europäischen Raum übernimmt, baut fast automatisch ein Formular für jeden Einzelfall. Das Schweizer Recht setzt anders an: Private Unternehmen dürfen Personendaten grundsätzlich bearbeiten, solange sie die Bearbeitungsgrundsätze einhalten und die Persönlichkeit der betroffenen Person nicht verletzen. Ein Rechtfertigungsgrund – Einwilligung, überwiegendes Interesse oder gesetzliche Grundlage – wird erst gebraucht, wenn eine solche Verletzung im Raum steht.

In der Praxis heisst das: Die Foto-Aktion am Firmenanlass steht und fällt nicht mit einer Unterschriftenliste am Eingang, sondern mit Transparenz und Verhältnismässigkeit. Sobald ein Bild den Rahmen des Anlasses verlässt und auf der Karriereseite, in einem Inserat oder in einer Broschüre landet, wird die dokumentierte Einwilligung zum stabilsten Fundament. Für Bilder von Mitarbeitenden kommt zusätzlich das Arbeitsvertragsrecht ins Spiel – ein eigenes Thema mit eigenen Fallstricken.

Die Grundsätze, übersetzt auf einen Anlass

• Zweckbindung: Der Zweck steht vor dem ersten Upload fest, zum Beispiel «Anzeige im Saal während des Anlasses und interner Rückblick». Ein späterer Einsatz im Recruiting ist ein neuer Zweck und keine Fortsetzung des alten.
• Erkennbarkeit: Teilnehmende wissen vorher, dass fotografiert wird, wer dahintersteht und was mit den Bildern geschieht. Ein Absatz in der Einladung und ein Aushang am Eingang wirken hier mehr als ein Formular.
• Verhältnismässigkeit: Erhoben wird nur, was der Zweck braucht. Ein Upload ohne Pflichtfeld für Name und Adresse ist der schlankere Weg – und der, bei dem später weniger zu löschen ist.
• Richtigkeit: Falsche Zuordnungen werden korrigiert, etwa ein Beitrag, der jemandem irrtümlich zugeschrieben wird.
• Datensicherheit: Zugriff haben benannte Personen mit einer Rolle, und der Zugang endet, wenn die Rolle endet – nach dem Anlass also zeitnah.
• Aufbewahrungsdauer: Sie folgt aus dem Zweck. Am Anfang steht ein Datum, an dem gelöscht wird, nicht die Absicht, irgendwann aufzuräumen.

Sieben Punkte vor dem Anlass

1. Den Zweck in einem Satz aufschreiben und im Eventteam abstimmen – daran hängt alles Weitere.
2. Die verantwortliche Stelle benennen: Welche Abteilung entscheidet, und wer schaltet im Zweifel ab?
3. Den Hinweis in Einladung, Anmeldebestätigung und Aushang platzieren, überall in derselben Formulierung.
4. Festlegen, ob Beiträge vor der Anzeige geprüft werden und wer diese Prüfung während des Anlasses übernimmt.
5. Aufbewahrungsdauer und Löschdatum festhalten – inklusive der Kopien, die auf Laptops und in Ablagen entstehen.
6. Klären, wo die Daten liegen und wer als Auftragsbearbeiter beteiligt ist. Dafür braucht es einen Vertrag, nicht nur ein Angebot.
7. Einen einfachen Rückzugsweg schaffen: eine Adresse, die im Hinweis steht, in ein betreutes Postfach führt und einen Namen hat.

Kurz aufbewahren ist einfacher

Der teuerste Fehler im Umgang mit Eventfotos ist nicht der fehlende Hinweis, sondern das Archiv, das niemand mehr überblickt. Nach einem grossen Anlass liegen schnell mehrere tausend Beiträge vor. Wer davon in der Woche danach eine Auswahl für den Rückblick trifft und den Rest ablaufen lässt, hat den Aufwand ein einziges Mal. Wer alles behält, beantwortet dieselben Fragen in zwei Jahren noch einmal – dann ohne die Leute, die damals dabei waren.

Zur Pflichtausstattung gehört ausserdem ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten. Die Verordnung nimmt Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden davon aus, sofern die Bearbeitung nur ein geringes Risiko für die Persönlichkeit mit sich bringt. Der Eintrag lohnt sich trotzdem, weil er genau die Angaben an einem Ort sammelt, die sonst vor jedem Anlass neu zusammengesucht werden: Zweck, Datenkategorien, Empfänger, Fristen, Speicherort.

Der Speicherort ist eine eigene Frage

Die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland ist an Bedingungen geknüpft. Entweder der Zielstaat bietet einen angemessenen Schutz – der Bundesrat führt dazu eine Liste – oder es braucht vertragliche Garantien. Für ein Eventteam ist das selten aus eigener Kraft zu beurteilen, und es ist auch nicht dessen Aufgabe. Deshalb ist die praktikabelste Antwort meistens die kürzeste: Die Bilder bleiben in der Schweiz, und es ist benannt, wer die Systeme betreibt.

Genau darauf ist die Live-Fotowand von social-wall.ch ausgelegt. Beiträge liegen auf unserer eigenen Infrastruktur in der Schweiz, ohne Drittanbieter dazwischen. Teilnehmende brauchen weder App noch Konto, sondern nur den QR-Code. Ab Premium gibt ein Team jeden Beitrag frei, bevor er im Live-Masonry über die Screens läuft. Nach dem Anlass ladet ihr alles als ZIP herunter, danach greift die Frist von 7, 30 oder 90 Tagen. Details dazu stehen auf der Seite «DSG-konform und in der Schweiz gehostet».

Wann eine andere Lösung besser passt

• Anlässe mit heiklen Themen: Bei einem Gesundheitstag, einer Betriebsversammlung zur Restrukturierung oder einem Anlass mit weltanschaulichem Bezug ist der bewusste Verzicht auf Fotos die sauberere Entscheidung als ein noch so gutes Konzept.
• Bilder für eine Kampagne: Ein geplantes Shooting mit ausgewählten Personen und schriftlicher Freigabe liefert bessere Motive und eine klarere Ausgangslage als eine nachträgliche Auswahl aus Teilnehmerfotos.
• Kleine, private Feier im Freundes- oder Familienkreis: Dort ist der ganze Apparat aus Hinweis, Freigabe und Frist überdimensioniert. Für solche Anlässe passt eventshot.ch besser – das Schwesterprodukt von EdelByte.
• Anlass unter Vertraulichkeitsvereinbarung: Wenn Inhalte den Raum nicht verlassen dürfen, ist eine Wall mit Publikum davor das falsche Werkzeug – unabhängig vom Datenschutz.