Ratgeber

Eventfotos nach dem Anlass weiterverwenden

Eventfotos lassen sich weiterverwenden, wenn ihr vor dem Anlass drei Dinge klärt: wofür ihr die Bilder braucht, worüber ihr die Teilnehmenden informiert und wie die Aufnahmen überhaupt an einem gemeinsamen Ort landen – alles danach ist Auswahl und Ablage.

19. August 20266 Min. Lesezeit

Der Ablauf ist fast überall derselbe. Am Anlass wird viel fotografiert, danach liegen die Bilder auf zwei Dutzend Handys, im Postfach des Sekretariats und auf der Speicherkarte des Fotografen. Drei Wochen später fragt die Kommunikation nach Material für den Newsletter, und niemand weiss mehr, wer welche Aufnahme hat und ob sie verwendet werden darf. Die Weiterverwendung scheitert selten am Recht. Sie scheitert an der Logistik – und daran, dass vorher niemand gesagt hat, wofür die Bilder gebraucht werden.

Zuerst der Zweck, dann die Bilder

Wer Fotos ohne konkreten Verwendungszweck sammelt, produziert einen Ordner, den nie jemand öffnet. Die umgekehrte Reihenfolge trägt weiter: Legt vor dem Anlass fest, welche zwei oder drei Kanäle wirklich Material brauchen, und leitet daraus ab, was fotografiert werden muss und wie viel davon ihr am Ende behalten wollt. Zwei sauber bediente Zwecke sind mehr wert als acht angedachte.

Recap an alle Teilnehmenden: eine Mail wenige Tage nach dem Anlass, mit einer Auswahl statt mit allem
Interne Kommunikation: Intranet, Mitarbeitermagazin, Empfangs-Screen, Jahresrückblick
Nachweis für Sponsoren und Partner: Belegbilder von Logo-Präsenz, Standsituation und Bühne
Einladung für das nächste Jahr: nichts füllt eine Anmeldeliste schneller als ein Bild vom letzten Mal
Geschäfts- oder Verbandsbericht: meist zwei bis drei Aufnahmen, die dafür technisch sauber sein müssen
Employer Branding auf Karriereseite und in Inseraten: der Zweck mit den höchsten Anforderungen an die Einwilligung

Was vor dem ersten Foto geklärt sein muss

Personenfotos sind Personendaten. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz verlangt deshalb dreierlei, das sich gut merken lässt: einen Zweck, den ihr benennen könnt, eine Information an die abgebildeten Personen und Zurückhaltung dabei, die Bilder später für etwas völlig anderes einzusetzen. Dazu kommt das Persönlichkeitsrecht: Wer erkennbar abgebildet ist, entscheidet grundsätzlich mit, wo dieses Bild erscheint. In der Praxis heisst das weniger Papier, als viele befürchten – aber es heisst, dass die Entscheidungen vor dem Anlass fallen und nicht danach.

Zweck festhalten, bevor die erste Aufnahme entsteht. Ein Satz in der Einladung genügt oft.
Teilnehmende dort informieren, wo sie es sehen: in der Einladung, am Eingang und auf der Slide vor dem Programmstart.
Widerspruch möglich machen. Es braucht eine benannte Kontaktperson und ein Verfahren, wie ein Bild wieder verschwindet.
Für die externe Verwendung genauer hinschauen. Je erkennbarer die Person und je werblicher der Kontext, desto eher braucht es eine ausdrückliche Einwilligung.
Aufbewahrung begrenzen: eine Frist festlegen, sie kommunizieren und danach tatsächlich löschen.
Bei Aufnahmen von Mitarbeitenden das Abhängigkeitsverhältnis mitdenken. Eine Einwilligung, der man schlecht ausweichen kann, ist keine.

Sammeln, solange es einfach ist

Der einfachste Zeitpunkt, Eventfotos zusammenzuführen, ist während des Anlasses. Danach steigt der Aufwand mit jedem Tag: Handys werden geleert, Chatgruppen archiviert, und die Bitte, doch bitte die Bilder zu schicken, erreicht nach einer Woche kaum noch jemanden. Wer die Aufnahmen schon während des Abends an einer Stelle zusammenlaufen lässt, hat die Arbeit hinter sich, bevor sie beginnt.

Ein Fotograf und Teilnehmerfotos lösen dabei zwei verschiedene Aufgaben. Der Fotograf liefert die wenigen gesetzten Bilder für Bericht und Website: richtige Auflösung, ruhige Bildführung, brauchbares Licht. Die Teilnehmenden liefern die Perspektive aus dem Saal – die Tischrunde, die Rede von hinten, das Gespräch beim Buffet. Für ein Recap ist das zweite oft das wertvollere Material, für den Geschäftsbericht das erste. Das eine ersetzt das andere nicht, und wer beides plant, spart sich die Diskussion im Nachhinein.

Die Auswahl nach dem Anlass

Innerhalb der ersten Woche durchgehen. Danach sinkt die Priorität, und der Recap kommt zu spät, um noch etwas auszulösen.
Grob aussortieren: unscharf, halb geschlossene Augen, angeschnittene Gesichter, leere Teller.
Nach Zweck sortieren statt chronologisch – ein Ordner pro Kanal, nicht ein Ordner pro Stunde.
Pro Zweck wenige Bilder behalten. Ein Recap mit zwanzig guten Aufnahmen wird angeschaut, eines mit dreihundert nicht.
Dateinamen vereinheitlichen: Datum, Anlass, laufende Nummer. Nur so ist das Material im nächsten Jahr noch auffindbar.
Den Löschtermin gleich in den Kalender eintragen, zusammen mit dem Namen der verantwortlichen Person.

Was die Live-Fotowand abnimmt

Genau an der Sammelstelle setzt die Live-Fotowand an. Alle laden per QR-Code hoch, die Beiträge erscheinen im Live-Masonry auf den Screens, und was dort gelaufen ist, liegt danach gebündelt im Dashboard. Ab Premium kommt die Moderation dazu: In den Bestand gelangt nur, was ein Moderator freigegeben hat – das verkürzt die Nachbearbeitung erheblich, weil die grobe Sichtung bereits am Eventabend passiert ist. Den vollständigen Bestand ladet ihr als ZIP herunter; verfügbar bleibt er je nach Plan 7, 30 oder 90 Tage nach dem Event.

Für die zwei Bilder im Geschäftsbericht ist dieses Material meist nicht gedacht. Aufnahmen aus dem Saal haben nicht die Auflösung und nicht die Bildruhe, die eine ganzseitige Reproduktion verlangt. Und wenn ihr ohnehin nur eine Handvoll gestellter Aufnahmen braucht, ist ein Fotograf für zwei Stunden der direktere Weg. Die Fotowand spielt ihre Stärke dort aus, wo viele Menschen viele Momente sehen, die ein einzelner Fotograf gar nicht gleichzeitig erwischen kann.

Der Fehler passiert später

Nicht am Eventtag, sondern ein Jahr danach: Die Bilder liegen noch da, eine Recruiting-Kampagne braucht Material, und jemand greift auf den Ordner zu, ohne zu prüfen, wofür die Aufnahmen entstanden sind. Dieser Sprung vom dokumentierenden zum werbenden Zweck ist der Punkt, an dem aus einer unproblematischen Sammlung ein Problem wird. Der zweithäufigste Fehler ist das Gegenteil: alles behalten, für den Fall, dass man es einmal braucht. Beides verhindert dieselbe Massnahme – ein fester Löschtermin und eine Person, die ihn verantwortet.

FAQ

Häufige Fragen zur Weiterverwendung

Kurz beantwortet.

Dürfen wir Eventfotos später für ein Stelleninserat verwenden?

Nein, nicht ohne Weiteres. Ein Inserat verfolgt einen anderen Zweck als die Dokumentation eines Anlasses. Für erkennbare Personen holt man dafür in der Praxis eine ausdrückliche Einwilligung ein und hält fest, wo und wie lange das Bild erscheint.

Müssen wir jede abgebildete Person einzeln fragen?

Nein. Für die Dokumentation des Anlasses genügt in der Regel eine klare Information vorab und eine einfache Möglichkeit, zu widersprechen. Ausdrücklich einwilligen lässt man sich Aufnahmen, die einzelne Personen herausstellen oder werblich eingesetzt werden.

Gibt es eine feste Frist für die Aufbewahrung?

Nein. Das DSG nennt keine fixe Dauer, verlangt aber eine Begrenzung auf das, was der genannte Zweck erfordert. Legt eine Frist fest, schreibt sie in die Information an die Teilnehmenden und haltet euch daran.

Müssen wir ein Bild entfernen, wenn jemand das verlangt?

Ja. Plant das von Anfang an ein: Eine benannte Person nimmt die Anfrage entgegen, das Bild verschwindet aus dem Bestand und aus allem, was damit bereits veröffentlicht wurde.

Können wir alle Beiträge einer Live-Fotowand gesammelt herunterladen?

Ja. Alle freigegebenen Beiträge stehen nach dem Anlass als ZIP-Download bereit, je nach Plan 7, 30 oder 90 Tage lang. Nach Ablauf dieser Frist entfernt sie unsere Schweizer Infrastruktur automatisch und DSG-konform.